1. Смотрящий – этот человек смотрит за тем, чтобы обсуждение не уходило в сторону. Его функция проста – время от времени говорить: “Коллеги, про футбол это хорошо, но давайте вернемся к вопросы про авто-тесты.”
2. Часовой – человек-часы. Он время от времени посматривает на свой хронометр с тем, чтобы сказать всем остальным, сколько времени осталось на обсуждение текущего вопроса. Время он отслеживает согласно не собственной интуиции, а согласно правильной повестке.
3. Ведущий – этот человек внимательно смотрит за теми, кто говорит и кто не говорит. Тех, кто не говорит, он иногда бесцеремонно дергает: “Коллега, а вы что думаете по этому вопросу?” Задача ведущего – сделать так, чтобы в обсуждении приняли участие все.
4. Писарь – этот специально выделенный и обученный писать человек, скрупулезно записывает, что на совещании обсуждалось, какие решения были приняты. И он же потом пишет протокол совещания и рассылает его всем, кому нужно его разослать.
Эти роли может совмещать один человек. Не всегда это просто. Довольно тяжело, например, совмещать роль писаря с другими ролями. Но ничего невозможного нет. Самое главное – не важно, вы собрали это совещание или нет. Если вы видите, что какие-то из этих ролей не выполняются, то вы можете взять их выполнение на себя.
Естественно, надо понимать, в каких отношениях вы находитесь с другими участниками. То есть, не надо своему генеральному директору делать назидательные замечания: “”Сергей Валентиныч, про ваши пьянки с заказчиками это очень интересно, но давайте вернемся к рабочим вопросам”. Но если у вас с коллегами примерно один уровень, то берите исполнение ролей на себя. Приучайте остальных к порядку. 
Дальше – немного тонкостей по исполнению каждой роли.
——————————————————
1. Смотрящий (gatekeeper) – роль непростая. Казалось бы – смотри себе за тем, соответствуем мы повестке или нет. Ушли в сторону – раз всем по рукам! Однако роль не проста, потому что иногда в сторону уходишь и ты сам, поскольку начинает обсуждаться что-то, что тебе реально интересно (например, Лас-Вегас). То есть, роль требует определенной само-дисциплины.
Кроме этого, может так случиться, что всплывет действительно важный вопрос, который не был заявлен в повестке. В этом случае задача смотрящего – быстро с коллегами решить, будем мы обсуждать этот вопрос сейчас, перенесем на следующий митинг, повесим его на кого-то персонально и т.д.
2. Часовой (timekeeper) – роль неблагодарная, поскольку он всем затыкает рты и всех подгоняет. Но зато роль простая – положи перед собой часы, распечатку повестки и внимательно следи.
3. Ведущий (facilitator) – это, наверное, самая сложная роль. Потому что хороший ведущий должен не просто смотреть за тем, кто говорит, кто не говорит, но еще и отслеживать реакцию людей. Вот человек фыркнул – очевидно, он не согласен с тем, что было только что сказано. Нужно дать ему слово. Потому что еще половина могла не согласиться, но при этом они даже не фыркают. Зато в курилке потом обсудят все в подробностях и матом.
Особенно сложна роль ведущего на распределенных совещаниях. В чем специфика распределенных совещаний? Люди на той стороне нажимают кнопку Mute и дальше становится непонятно, что они там делают. То ли слушают, то ли углубились в чтение почты, то ли ушли за чаем, то ли смеются там хором над тобой.
В конце спрашиваешь “Коллеги, есть ли вопросы?” Кнопка Mute отжимается: “Нет”. Что это было? Они со всем согласны или все прослушали? Бог его знает…
В свое время, наша команда переходила в новый проект, где нам надо было работать с абсолютно нам незнакомым инструментом. Чтобы как-то войти в курс дела руководство попросило одного коллегу из Аргентины прочесть нам по телефону 2-часовой тренинг по теме. Это было очень кстати – у меня как раз накопилось много непрочитанной почту. Вот, думаю, как раз на тренинге и поразгребаю.Тренинг начался. Я как менеджер команды поприветствовал коллегу: “Рикардо, привет! Мы тебя внимательно слушаем” После чего нажал Mute и углубился в почту.
Рикардо что-то минут 5 объяснял, после чего неожиданно выстрелил: “Алекс, а ты не мог бы привести пример того, о чем я только что говорил” Я почувствовал себя как в школе – знаете, когда вас застали на месте преступления.
Интересное было дальше. Рикардо в течение двух часов дернул каждого, кто был на тренинге. Очевидно, у него лежал листочек со списком участников, и он напротив нас ставил галочки. Но. Я все два часа сидел и внимательно слушал этот тренинг. Хотя изначально такого намерения не было. Вот что делает с участниками грамотно выполненная работа Ведущего.
4. Писарь (recorder) – роль простая, сиди себе и все фиксируй. Фиксировать лучше сразу в электронном виде. Тогда люди будут получать заметки с совещания практически моментально. Если вы не уверены, что правильно что-то записали (например, не вполне поняли английский одного из коллег), пошлите свои заметки кому-нибудь на проверку. А после одобрения уже на всех.
Коллеги, попробуйте сейчас критически взглянуть на свои совещания – и если вам кажется, что совещания не вполне эффективны, все ли роли выполняются у вас? Если не все, то возможно, вы можете взять на себя какую-то из них?
Здесь можно оставить свои комментарии. Выпуск подготовленплагином wordpress для subscribe.ru
Комментариев нет:
Отправить комментарий